Hallituksen ja toimitusjohtajan tehtävät

Osakeyhtiö on kirjanpitovelvollinen. Hallitus vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallituksen ei tarvitse itse tehdä jokaista kirjausta, mutta sen pitää huolehtia toimivasta järjestelystä ja seurannasta.

Jos yhtiöllä on toimitusjohtaja, hän vastaa kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä. Hänen on myös annettava hallitukselle sen tehtävissä tarvittavat tiedot. Pienessä yhtiössä sama henkilö voi hoitaa useaa roolia, mutta tehtävien sisältö ei tämän vuoksi katoa.

Omistaja, hallituksen jäsen ja toimitusjohtaja eivät ole sama asia. Vastuita tarkastellaan henkilön tehtävien, toiminnan ja tilanteen perusteella, ei pelkän omistuksen perusteella.

Lähteet: Finlex: Kirjanpitolaki, Finlex: Osakeyhtiölaki

Mistä kirjanpitäjän kanssa pitää sopia?

Toimeksiannossa on hyvä erottaa juokseva kirjanpito, tilinpäätös, veroilmoitukset, kaupparekisteriin ilmoittaminen sekä aineiston säilyttäminen. Yksi palvelunimike ei välttämättä tarkoita, että kaikki nämä kuuluvat sopimukseen.

Sovi myös, kuka toimittaa aineiston, mihin mennessä se toimitetaan, keneltä pyydetään puuttuvat tiedot ja kuka tarkistaa työn valmistumisen. Tilitoimiston vaihtuminen tai ohjelmiston käyttöönotto ei yksin varmista, että vanhat puutteet on korjattu.

Kirjanpitäjällä on oma vastuunsa tekemästään työstä. Yhtiön johdon lakisääteiset tehtävät eivät kuitenkaan siirry kokonaisuudessaan pois ulkoistamalla. Mahdollista virhettä arvioitaessa merkitystä on muun muassa sovituilla tehtävillä, toimitetulla aineistolla ja kunkin osapuolen toiminnalla.

Lähteet: Finlex: Osakeyhtiölaki, Taloushallintoliitto: Mitä sopimuksessa tulee ottaa huomioon?

Mitä johdon kannattaa seurata käytännössä?

Johdolla pitäisi olla tieto siitä, mihin asti kirjanpito on valmis, mitä selvityksiä puuttuu ja mitkä ilmoitukset on annettu. Raportin saaminen ei vielä tarkoita, että kaikki sen luvut olisi täsmäytetty tai tilikausi päätetty.

Jos kirjauksia ei saada tehtyä puuttuvan tositteen tai selityksen vuoksi, asiaan tarvitaan yrityksen tietoja. Kirjanpitäjä ei välttämättä tiedä esimerkiksi maksun tarkoitusta tai sopimuksen sisältöä. Johdon on voitava saada ymmärrettävä tieto siitä, mikä työ estyy ja mitä sen jatkaminen edellyttää.

Tilinpäätöksen allekirjoittaminen on yhtiön hallituksen ja mahdollisen toimitusjohtajan tehtävä. Ennen allekirjoitusta epäselvät luvut ja olennaiset puutteet on selvitettävä.

Lähteet: Finlex: Kirjanpitolaki, Finlex: Osakeyhtiölaki

Miten toimia, jos kirjanpito on jäänyt kesken?

Pyydä ensin kirjallinen tilannekuva tehdyistä töistä, avoimista selvityksistä ja saatavilla olevasta aineistosta. Selvitä samalla viranomaiskirjeet ja kiireelliset määräajat. Sovi, kuka jatkaa työtä ja miten tiedot siirretään turvallisesti.

Korjaustyön käynnistämistä ei kannata jättää odottamaan sitä, että mahdollinen vastuu- tai sopimusriita on ratkaistu. Finanto voi auttaa selvittämään lähtötilanteen ja saattamaan kirjanpidon ajan tasalle rästikirjanpidon palvelussa. Mahdollisen vahingonkorvaus- tai rikosasian oikeudellinen arviointi on tästä erillinen kysymys.

Käytännön ensimmäiset askeleet löytyvät artikkelista Kirjanpito tekemättä – mistä kannattaa aloittaa?

Milloin vastuu voi olla henkilökohtaista?

Kirjanpidon puute ei automaattisesti tee yhtiön veloista hallituksen jäsenen tai toimitusjohtajan henkilökohtaisia velkoja. Vahingonkorvausvastuun ja rikosoikeudellisen vastuun edellytykset arvioidaan erikseen.

Osakeyhtiölain mukainen korvausvastuu voi liittyä johdon tehtävissä tehtyyn tahalliseen tai huolimattomaan menettelyyn ja siitä aiheutuneeseen vahinkoon. Kirjanpitorikoksen arvioinnissa puolestaan tarkastellaan rikoslain tunnusmerkistöä ja henkilön omaa toimintaa. Myös toimeksiannolla kirjanpitoa hoitava voi kuulua rikoslain tarkoittamiin vastuuhenkilöihin.

Näitä tilanteita käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä seuraamuksia kirjanpidon laiminlyönnistä voi tulla? Vastuiden epäselvyys ei poista tarvetta turvata aineisto ja selvittää kirjanpidon tila.

Lähteet: Finlex: Osakeyhtiölaki, Finlex: Rikoslaki