Tässä käsitellään etenkin osakeyhtiön tilinpäätöstä. Muiden yritysmuotojen menettelyt ja määräajat voivat poiketa siitä. Yksittäisen yhtiön tilannetta ei pidä päätellä pelkästään rekisterimerkinnästä tai yhdestä puuttuvasta asiakirjasta.

Kun tiedetään, onko kirjanpito, tilinpäätös, yhtiön päätös vai rekisteri-ilmoitus kesken, työ voidaan rajata oikeaan kohtaan. Kaikkia vaiheita ei tarvitse aloittaa alusta.

Onko tilinpäätös tekemättä vai vain ilmoittamatta?

Kirjanpidon valmistuminen, tilinpäätöksen laatiminen ja allekirjoittaminen, yhtiökokouksessa vahvistaminen sekä kaupparekisteriin ilmoittaminen ovat eri vaiheita. Kirjanpitojärjestelmästä tulostettu raportti ei yksin välttämättä ole valmis tilinpäätös.

Tarkista ensin, mitä asiakirjoja yhtiöllä jo on: onko tuloslaskelma, tase ja liitetiedot laadittu, onko tilinpäätös päivätty ja allekirjoitettu, onko yhtiökokous vahvistanut sen ja näkyykö ilmoitus PRH:ssa. Jos valmis asiakirja puuttuu vain rekisteristä, sitä ei tarvitse laatia uudestaan ilman muuta syytä.

Lähteet: PRH: Tilinpäätösilmoituksen asiakirjat

Tilinpäätöksellä ja ilmoituksilla on omat määräaikansa

Osakeyhtiön tilikauden päätyttyä seuraa useita eri määräaikoja. Kahdeksan kuukauden rekisteri-ilmoitusraja ei siirrä aikaisempia laatimisen ja yhtiökokouksen määräaikoja.

  • Tilinpäätös ja mahdollinen toimintakertomus laaditaan neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
  • Varsinainen yhtiökokous pidetään kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
  • Vahvistettu tilinpäätös ilmoitetaan kaupparekisteriin kahden kuukauden kuluessa vahvistamisesta. PRH:n myöhästymismaksu tulee kyseeseen, jos ilmoitusta ei ole tehty kahdeksan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
  • Osakeyhtiön tuloveroilmoitus annetaan neljän kuukauden kuluessa siitä, kun tilikauden viimeinen kalenterikuukausi on päättynyt. Jos tilikausi päättyy kesken kuukauden, laskenta ei ala suoraan päättymispäivästä.

Lopullinen määräpäivä tarkistetaan aina kyseiseltä tilikaudelta ja viranomaisen ajantasaisesta ohjeesta. Veroilmoituksen ja PRH-ilmoituksen sisältö tai mahdollinen seuraamus eivät ole sama asia.

Lähteet: Finlex: Kirjanpitolaki 3:6, Finlex: Osakeyhtiölaki 5:3 ja 8:10, Verohallinto: Osakeyhtiön veroilmoitus

Mitä tilinpäätöksen valmistuminen edellyttää?

Lähtökohta on ajantasainen ja täsmäytetty kirjanpito. Varat, velat, saatavat ja tilikausien väliset jaksotukset käydään läpi ennen kuin tuloslaskelma, tase ja liitetiedot voidaan saattaa valmiiksi. Tilinpäätös päivätään ja allekirjoitetaan asianmukaisesti.

Toimintakertomus, rahoituslaskelma ja tilintarkastus tarvitaan vain silloin, kun niitä koskeva velvollisuus soveltuu yhtiöön. Niitä ei pidä olettaa jokaiselle pienelle osakeyhtiölle. Kaupparekisteriin ilmoitetaan vahvistettu kokonaisuus vaadittavine liitteineen. Tase-erittelyjä tai salassa pidettäviä tietoja ei toimiteta julkisiksi PRH:n liitteiksi.

Lähteet: PRH: Tilinpäätösilmoituksen asiakirjat

Mitä myöhästymisestä voi seurata?

PRH:n myöhästymismaksu koskee kaupparekisteriin tehtävää tilinpäätösilmoitusta. Tavalliselle osakeyhtiölle 1.12.2024 tai sen jälkeen päättyneen tilikauden maksu on 150 euroa, kun ilmoitus on enintään kaksi kuukautta myöhässä, 300 euroa yli kaksi mutta enintään neljä kuukautta myöhässä ja 600 euroa yli neljä kuukautta myöhässä tai yhä tekemättä. Myöhästyminen lasketaan kahdeksan kuukauden ilmoitusrajan jälkeen.

PRH määrää myöhästymismaksun kaksinkertaisena, jos tilinpäätöstä ei ole ilmoitettu ajoissa kahdelta tai useammalta peräkkäiseltä tilikaudelta. Ennen 1.12.2024 päättyneillä tilikausilla on eri sääntö: yli kahdeksan kuukauden jälkeen ilmoitetun tilinpäätöksen käsittelymaksu on 105 euroa. Maksun suorittaminen ei korvaa puuttuvan tilinpäätöksen ilmoittamista.

Verohallinnon veroilmoituksen myöhästyminen arvioidaan erikseen. Se voi johtaa myöhästymismaksuun tai veronkorotukseen; kokonaan puuttuvassa ilmoituksessa verotus voidaan toimittaa arvion perusteella. PRH:n maksuja ja veroseuraamuksia ei pidä sekoittaa toisiinsa.

Lähteet: PRH: Myöhästyneen tilinpäätöksen maksu, Verohallinto: Myöhästynyt veroilmoitus

Voiko PRH poistaa yhtiön kaupparekisteristä?

Jos tilinpäätöstä ei ole ilmoitettu vuoden kuluessa tilikauden päättymisestä, PRH voi käynnistää kehotusmenettelyn. Poisto ei tapahdu automaattisesti vuosipäivänä. Jos yhtiö ei reagoi kehotuksiin, PRH voi määrätä sen selvitystilaan tai poistaa sen kaupparekisteristä.

Rekisteristä poistettu yhtiö ei voi jatkaa tavallista yritystoimintaa. Poistaminen ei ole sama asia kuin hallittu purkaminen eikä se poista vero- tai muita velvoitteita. PRH:n kehotukseen on reagoitava määräajassa, vaikka kaikkien puuttuvien vuosien tilinpäätökset eivät vielä olisi valmiit. Pelkkä yhteydenotto tai työn aloittaminen ei korvaa puuttuvan tilinpäätöksen ilmoittamista.

Lähteet: PRH: Poistomenettely, PRH: Rekisteristä poistamisen vaikutukset

Entä jos yhtiöllä ei ole ollut toimintaa?

Toimimattomankin osakeyhtiön tilinpäätös laaditaan ja ilmoitetaan PRH:lle jokaiselta tilikaudelta. Tilinpäätös ei ole automaattisesti nolla: yhtiöllä voi edelleen olla varoja, velkoja, pankkikuluja tai muita tapahtumia.

Tuloveroilmoitus annetaan, jos verovuonna on ollut tuloja, menoja, varoja, velkoja tai muita verotukseen vaikuttavia tietoja, ja aina kun Verohallinto pyytää ilmoitusta. Tilinpäätös on ilmoitettava kaupparekisteriin silloinkin, kun tuloveroilmoitusta ei tarvitse antaa.

Lähteet: PRH: Toimimattomien yritysten tilinpäätös, Verohallinto: Veroilmoitus

Miten puuttuva tilinpäätös korjataan?

Aloita tarkistamalla, miltä tilikausilta työ tai ilmoitus puuttuu ja mitä viranomaiskirjeissä pyydetään. Kokoa käytettävissä olevat tiliotteet, tositteet, sopimukset ja aiemmat tilinpäätökset. Jos useita vuosia on kesken, työtä tehdään aikajärjestyksessä, koska vanhemman vuoden loppusaldot vaikuttavat seuraavan vuoden alkutilanteeseen.

Sen jälkeen kirjanpidon puuttuvat kirjaukset ja täsmäytykset saatetaan kuntoon, tilinpäätökset laaditaan ja allekirjoitetaan sekä tarvittava tilintarkastus ja yhtiön päätökset hoidetaan. Valmiit asiakirjat ilmoitetaan oikeaan rekisteriin, ja ilmoituksen vastaanotto sekä rekisteröinti tarkistetaan.

Kiireelliseen PRH:n tai Verohallinnon vastausmääräaikaan reagoidaan jo työn aikana. Veroilmoitusta ei jätetä antamatta vain siksi, että kaikki tilinpäätöstiedot puuttuvat: Verohallinto ohjeistaa täydentämään tarvittavat tiedot sähköisesti jälkikäteen. Ilmoitukseen ei kuitenkaan merkitä keksittyjä lukuja. Jos verotuspäätös on jo tehty, selvitetään mahdollinen oikaisutapa ja päätöksen määräajat erikseen.

Lähteet: Verohallinto: Veroilmoituksen täydentäminen, PRH: Tilinpäätösilmoituksen asiakirjat

Vaikuttaako puuttuva tilinpäätös yhtiön lopettamiseen?

Yhtiön varallisuus ja velat on pystyttävä selvittämään, jotta lopettamistapaa voidaan arvioida. Keskeneräiset tilikaudet eivät häviä selvitysmenettelyssä, konkurssissa tai osakkeiden myynnissä. Ajantasaiset tiedot auttavat myös mahdollista kauppaa tai rahoitusratkaisua koskevissa selvityksissä, mutta eivät takaa niiden toteutumista.

Jos toiminnan jatkaminen ei ole tavoitteena, lue myös voiko yrityksen lopettaa, jos kirjanpito on kesken. Siinä erotetaan liiketoiminnan päättyminen osakeyhtiön varsinaisesta purkamisesta.

Kenen vastuulla tilinpäätös on?

Osakeyhtiön hallitus vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta järjestetään asianmukaisesti. Kirjanpitäjä voi hoitaa sovitut käytännön tehtävät, mutta ulkoistaminen ei automaattisesti vapauta yhtiön johtoa sen lakisääteisistä tehtävistä.

Vakavia laiminlyöntejä voidaan arvioida tapauskohtaisesti myös konkurssitilanteessa. Pelkkä tilinpäätöksen myöhästyminen ei kuitenkaan automaattisesti tarkoita kirjanpitorikosta. Olennaista on selvittää puutteet, viranomaiskirjeet ja tarvittavat seuraavat toimet ilman tarpeetonta viivytystä.

Finanto voi auttaa kirjanpidon ja tilinpäätösten puutteiden selvittämisessä sekä sovittujen töiden hoitamisessa. Jos myös toiminnan päättäminen on ajankohtaista, luopumisen ja lopettamisen palvelussa nämä asiat voidaan käsitellä samana kokonaisuutena.

Lähteet: Finlex: Osakeyhtiölaki 6:2, Konkurssiasiamies: Kirjanpidon loppuunsaattaminen