Selvitä ensin, mitä todella puuttuu

Puuttuuko yksittäinen kuitti, yhden pankkitilin tiliotteet vai koko tilikauden kirjanpito? Onko aineisto hävinnyt vai jäänyt entiseen ohjelmistoon tai aiemmalle kirjanpitäjälle? Näihin tarvitaan erilaiset ratkaisut.

Tee lyhyt luettelo puutteista: ajanjakso, asiakirjatyyppi ja mahdollinen säilytyspaikka. Säilytä löytynyt aineisto alkuperäisessä muodossaan. Älä muuta valmiita kirjauksia tai poista epäselviä tapahtumia vain siksi, ettei niiden peruste heti löydy. Korjausten on säilyttävä jäljitettävinä.

Lähteet: Finlex: Kirjanpitolaki

Mistä korvaavaa aineistoa voi löytyä?

Ensimmäinen vaihtoehto on pyytää alkuperäisen asiakirjan kopio. Lasku voi löytyä toimittajalta tai verkkolaskujärjestelmästä, kuitti myyjän palvelusta ja tiliote pankista. Myyntiä voi selvittää laskutusohjelmasta tai maksupalvelujen raporteista.

Myös sopimukset, tilausvahvistukset, toimitusasiakirjat ja tapahtumaan liittyvä kirjeenvaihto voivat täydentää kokonaisuutta. Kaikkien tietojen ei tarvitse olla yhdessä asiakirjassa, kun niiden yhteys on selvä.

Tiliote osoittaa maksun, mutta ei aina yksin kerro, mitä on ostettu tai miksi raha on siirretty. Esimerkiksi lainan takaisinmaksu, osto ja tilien välinen siirto käsitellään eri tavoin. Maksun tarkoitus on siksi selvitettävä.

Lähteet: Taloushallintoliitto: Tositteet kirjanpidon pohjana, Finlex: Kirjanpitolaki

Voiko yritys laatia tositteen itse?

Kirjanpitolaki edellyttää asianmukaisesti varmennettua, itse laadittua tositetta silloin, kun kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta. Tämä ei tarkoita lupaa keksiä puuttuvan asiakirjan sisältöä.

Selvityksessä yksilöidään todellinen tapahtuma, sen ajankohta, osapuolet, määrä ja liiketoiminnallinen peruste siinä laajuudessa kuin tiedot voidaan osoittaa. Mukaan liitetään saatavilla oleva näyttö sekä tieto siitä, miksi ulkopuolista tositetta ei saatu. Tositteen laatiminen ja varmentaminen dokumentoidaan.

Itse laadittu tosite ei ole myyjän antama lasku. Sen riittävyys on arvioitava tapahtuman ja muun selvityksen perusteella.

Lähteet: Finlex: Kirjanpitolaki

Arvonlisäverovähennys arvioidaan erikseen

Kirjanpitomerkinnän perusteleminen ja arvonlisäveron vähennysoikeus eivät ole sama kysymys. Vähennys edellyttää pääsääntöisesti myyjän antamaa laskua tai muuta laskuna toimivaa asiakirjaa, joka täyttää sovellettavat vaatimukset. Myös hankinnan käyttötarkoitus ja muut vähennysoikeuden edellytykset on tarkistettava.

Pelkkä luottokorttiyhtiön lasku ei Verohallinnon mukaan ole varsinaisen myyjän lasku. Ensin kannattaa hankkia myyjältä puuttuva tai korjattu asiakirja.

Verohallinto voi hyväksyä vähennyksen myös muun näytön perusteella, jos oikeus vähennykseen osoitetaan. Kyse ei kuitenkaan ole automaattisesta poikkeuksesta kaikille puuttuville kuiteille. Siksi itse laadittuun tositteeseen ei lisätä vähennettävää arvonlisäveroa vain pankkitapahtuman perusteella.

Lähteet: Verohallinto: Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa

Mitä jos kaikkea ei saada takaisin?

Selvitä puutteiden laajuus ja vaikutus yhdessä kirjanpidon tekijän kanssa. Jos osa tapahtumista jää epäselviksi, myös epävarmuudet ja tehdyt selvitykset on dokumentoitava. Kaikkien vähennysten hyväksymistä tai koko kirjanpidon valmistumista ei voi luvata ennen aineiston arviointia.

Finanto voi auttaa aineiston kartoittamisessa, puuttuvien tietojen hankkimisen suunnittelussa ja sovitussa korjaustyössä rästikirjanpidon palvelussa. Jos puutteita on usealta vuodelta, katso Miten usean vuoden rästikirjanpito tehdään?

Varmista, ettei aineisto katoa uudelleen

Sovi aineiston säilytyspaikka, käyttöoikeudet ja varmuuskopiointi. Ohjelmiston vaihtuessa varmista, että tositteet, kirjanpidot ja niiden yhteydet säilyvät luettavina myös vanhan käyttöoikeuden päättymisen jälkeen.

Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, kirjanpidot ja eräät niihin liittyvät luettelot säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteiden ja muun lain tarkoittaman aineiston vähimmäisaika on kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Erityissäännökset voivat edellyttää pidempää säilytystä.

Säilytysvelvollisuus jatkuu myös toiminnan loputtua. Jos koko lähtötilanne on vielä epäselvä, aloita artikkelista Kirjanpito tekemättä – mistä kannattaa aloittaa?

Lähteet: Finlex: Kirjanpitolaki