Selvitä, mihin asti kirjanpito on tehty

Kirjanpito voi jäädä kesken esimerkiksi sairastumisen, talousvaikeuksien, henkilövaihdoksen tai katkenneen tilitoimistoyhteistyön vuoksi. Aluksi ei tarvitse ratkaista koko historiaa. Tärkeintä on löytää luotettava lähtökohta.

Pyydä viimeisin valmis tilinpäätös ja kirjanpidon raportit sekä tieto siitä, mihin asti tapahtumat on kirjattu. Tarkista erikseen, onko kirjanpito vain kirjattu vai myös tarkistettu. Lähetetty veroilmoitus ei yksin osoita, että kaikki sen taustalla olevat työt olisi tehty.

Jos viimeistä valmista kautta ei tiedetä, se merkitään selvitettäväksi. Puuttuva tieto on parempi lähtökohta kuin oletus siitä, että edellinen vuosi oli kunnossa.

Lähteet: Finlex: Kirjanpitolaki, Suomi.fi: Kirjanpidon järjestäminen

Turvaa aineisto ennen kuin alat järjestellä sitä

Varmista, että yrityksen aineisto on saatavilla myös vanhasta ohjelmistosta tai aiemmalta kirjanpitäjältä. Pelkkä pääsy tuloslaskelmaan ei välttämättä riitä: korjaustyössä tarvitaan myös tapahtumat, tositteet ja niiden väliset yhteydet.

Kerää alkuun:

  • aiemmat kirjanpidot, tilinpäätökset ja tase-erittelyt
  • kaikkien yrityksen pankkitilien tiliotteet
  • myynti- ja ostolaskut sekä maksupalvelujen raportit
  • palkka-aineisto, olennaiset sopimukset ja viranomaispäätökset

Säilytä alkuperäiset tiedostot ja varmista aineiston luettavuus ennen ohjelmiston lopettamista. Jos jotain puuttuu, katso Mitä jos kirjanpitoaineistoa puuttuu?

Lähteet: Finlex: Kirjanpitolaki, Suomi.fi: Kirjanpidon järjestäminen

Tarkista kiireelliset kirjeet ja määräajat

Viranomaisen selvityspyyntöä tai ilmoituksen määräpäivää ei pidä jättää odottamaan koko korjaustyön valmistumista. Kokoa saadut kirjeet, päätökset ja niissä olevat määräajat samaan paikkaan. OmaVerosta ja kaupparekisteritiedoista voi tarkistaa, mitä on jo ilmoitettu.

Kirjanpidon korjaaminen, veroilmoituksen antaminen ja valmiin tilinpäätöksen ilmoittaminen kaupparekisteriin ovat erillisiä tehtäviä. Niistä jokaisen tilanne pitää selvittää. Esimerkiksi puuttuvaan arvonlisäveroilmoitukseen liittyvän kehotuksen yhteydessä Verohallinto ohjaa antamaan puuttuvan ilmoituksen viipymättä. Tiedot selvitetään oikein; toimintaa sisältävää kautta ei ilmoiteta tyhjäksi vain määräajan vuoksi.

Lähteet: Verohallinto: Näin ilmoitat arvonlisäveron

Sovi työjärjestys ja vastuut

Tee näkyväksi, mitä kuukausia ja tilikausia työ koskee, mitä saadaan valmiista aineistosta ja mitä joudutaan selvittämään erikseen. Kiireelliset ilmoitusasiat ja vanhojen tilikausien korjaaminen voivat edetä osin rinnakkain.

Finanto voi auttaa lähtötilanteen kartoittamisessa, aineiston kokoamisessa sekä sovituissa kirjanpito-, tilinpäätös- ja ilmoitustöissä. Rästikirjanpidon palvelussa työn sisältö rajataan yrityksen tilanteen mukaan. Sinun ei tarvitse osata etukäteen nimetä jokaista puuttuvaa asiakirjaa.

Kun puutteet ulottuvat usealle tilikaudelle, työvaiheita avataan artikkelissa Miten usean vuoden rästikirjanpito tehdään?

Huolehdi samalla nykyisestä kirjanpidosta

Jos yritys jatkaa toimintaansa, sovi myös uuden aineiston toimittamisesta ja käsittelystä. Muuten vanhaa rästiä korjattaessa syntyy helposti uutta. Käytännössä tarvitaan yhteinen aineistokanava, sovitut toimituspäivät ja tieto siitä, kuka seuraa työn etenemistä.

Jos yhtiö ei enää toimi, lue toimimattoman osakeyhtiön kirjanpidosta. Työnjaosta kerrotaan artikkelissa Kuka vastaa osakeyhtiön kirjanpidosta?, ja mahdollisia seuraamuksia käsitellään omassa artikkelissaan. Näin voit edetä siihen kysymykseen, joka omassa tilanteessasi on ajankohtainen.