Työ alkaa viimeisestä luotettavasta lähtökohdasta

Ensin selvitetään, mikä tilikausi on viimeksi tehty valmiiksi ja mihin sitä koskevat luvut perustuvat. Tarvitaan aiemmat kirjanpidot, tilinpäätökset ja tase-erittelyt sekä tieto mahdollisista keskeneräisistä kirjauksista.

Edellisen tilikauden varat ja velat siirtyvät seuraavan lähtötiedoiksi. Siksi uusimman vuoden tekeminen irrallaan historiasta voi jättää myös sen luvut epäluotettaviksi. Jos lähtösaldoissa on epäselvyyksiä, niiden perusteet tutkitaan ennen kuin niiden varaan rakennetaan seuraavia tilikausia.

Tilanteen alkukartoitusta käsitellään artikkelissa Kirjanpito tekemättä – mistä kannattaa aloittaa?

Lähteet: Finlex: Kirjanpitolaki

Aineisto kootaan ja puutteet rajataan

Tiliotteiden lisäksi tarkastellaan laskutusta, ostolaskuja, maksupalvelujen tilityksiä, palkkoja, verotietoja, lainoja ja sopimuksia. Kaikki rahaliikenne ei välttämättä näy yhdellä pankkitilillä.

Aineisto järjestetään niin, että tilikaudet ja tapahtumat pystytään erottamaan toisistaan. Samalla kirjataan, mitä puuttuu, mistä sitä voidaan hankkia ja mitkä tapahtumat tarvitsevat yritykseltä lisäselityksen. Jos kirjanpidosta on jo osittainen versio, sen käyttökelpoisuus tarkistetaan; työtä ei automaattisesti aloiteta alusta.

Puuttuvien tositteiden vaihtoehtoja ja rajoja avataan artikkelissa Mitä jos kirjanpitoaineistoa puuttuu?

Lähteet: Finlex: Kirjanpitolaki

Kirjaukset tarkistetaan suhteessa muuhun tietoon

Kirjaamisen rinnalla tehdään täsmäytyksiä: pankkitilin saldoa verrataan tiliotteeseen, avoimia laskuja saatava- ja velkalistoihin sekä lainoja rahoittajan tietoihin. Näin selvitetään, vastaavatko kirjanpidon luvut niiden taustalla olevia tapahtumia.

Eroja ei korjata keksityillä tapahtumilla. Selvityksistä ja oikaisuista on jäätävä jäljitettävä yhteys tositteisiin. Myös vanhojen vuosien säännöt, tapahtumien oikea ajallinen kohdistaminen ja kyseisen ajankohdan verokannat otetaan huomioon. Nykyisiä sääntöjä ei sovelleta automaattisesti kaikkiin aikaisempiin tapahtumiin.

Tilikaudet etenevät yleensä ajallisessa järjestyksessä, mutta aineiston hankinta, kiireelliset ilmoitukset ja nykyisen kirjanpidon hoitaminen voivat edetä rinnakkain.

Lähteet: Finlex: Kirjanpitolaki

Tilinpäätökset ja ilmoitukset hoidetaan erikseen

Kirjanpidon valmistuttua laaditaan tarvittavat tilinpäätökset ja selvitetään puuttuvat tai virheelliset ilmoitukset. Tilinpäätöksen laatiminen, sen käsittely yhtiössä ja ilmoittaminen kaupparekisteriin eivät ole sama työvaihe.

Verotuksen korjaamistapa riippuu verolajista, ajankohdasta ja asian käsittelyvaiheesta. Osakeyhtiön tuloveroilmoitusta voi korjata ennen verotuksen päättymistä; päättymisen jälkeen tarvitaan yleensä oikaisuvaatimus. Arvonlisäveron virhe korjataan pääsääntöisesti kyseisen verokauden korvaavalla ilmoituksella. Eri menettelyillä on omat määräaikansa, joten vanhoja korjauksia ei pidä olettaa rajattomasti mahdollisiksi.

Tilinpäätösasioita käsittelee Tilinpäätös tekemättä – mitä se tarkoittaa?

Lähteet: Verohallinto: Osakeyhtiön veroilmoituksen korjaaminen, Verohallinto: Näin ilmoitat arvonlisäveron

Mistä työn määrä ja aikataulu riippuvat?

Vuosien lukumäärä ei yksin kerro työn laajuutta. Vähän tapahtumia sisältävältä vuodelta voi puuttua ratkaisevia asiakirjoja, kun taas laaja mutta ehjä sähköinen aineisto voi olla selkeä käsitellä.

Työmäärään vaikuttavat tapahtumien määrä, tilien ja järjestelmien lukumäärä, puuttuvat tositteet, vanhojen saldojen epäselvyydet sekä tarvittavat ilmoituskorjaukset. Luotettava arvio perustuu aineistoon tutustumiseen. Ensin sovitaan rajaus ja etenemistapa; epäselvät kohdat tuodaan esiin työn aikana.

Korjaustyöstä takaisin toimivaan arkeen

Finanto voi auttaa kokoamaan aineiston, tekemään sovitut rästikirjanpidot ja tilinpäätökset sekä hoitamaan tarvittavia ilmoituksia. Rästikirjanpidon palvelussa sovitaan myös siitä, mitä työn päättyessä on valmiina ja mitä mahdollisia selvityksiä jää vielä avoimeksi.

Toimivalle yritykselle rakennetaan samalla käytäntö uuden aineiston toimittamiseen ja kirjanpidon seuraamiseen. Jos toiminta on päättynyt, seuraava kysymys voi olla yhtiön velvoitteiden hoitaminen ja lopettamisen valmistelu. Ajan tasalle saatu kirjanpito tukee molempia.