Yrityksellä voi olla asianmukaisesti hoidettu kirjanpito, vaikka yrittäjän olisi vaikea arvioida tulevien kuukausien rahantarvetta. Tilanne ei välttämättä tarkoita, että kirjanpito olisi tehty huonosti: päätöksenteossa tarvitaan myös tietoa tulevasta ja yhteistä tulkintaa siitä, mitä luvut merkitsevät.

Taloushallinnon laajuus kannattaa siksi määritellä yrityksen toiminnan ja tiedontarpeen, ei pelkän raporttien määrän perusteella.

Mitä kirjanpidon ja taloushallinnon ero tarkoittaa?

Kirjanpitoon kirjataan yrityksen liiketapahtumat tositteiden perusteella. Sen avulla voidaan selvittää tulosta, varoja ja velkoja, ja tiedot muodostavat pohjan verotukselle ja tilinpäätökselle. Tämä on taloustiedon perusta, jota muu seuranta ei korvaa.

Taloushallinto tarkoittaa laajempaa kokonaisuutta. Siihen voi kuulua laskutusta ja laskujen käsittelyä, maksujen seurantaa, palkkahallintoa, viranomaisilmoituksia sekä talouden suunnittelua ja raportointia. Kaikki osat eivät automaattisesti kuulu samaan palveluun tai ole jokaisessa yrityksessä yhtä laajoja.

Kirjanpidon arvo ei rajoitu pakollisiin ilmoituksiin. Kun tietoa täydennetään esimerkiksi tulevilla sopimuksilla ja maksuaikatauluilla, sitä voidaan käyttää myös tulevien ratkaisujen arviointiin.

Lähteet: Verohallinto: Kirjanpito, tilikausi ja verokausi, Taloushallintoliitto: Mitä voin ostaa tilitoimistolta?

Laskutuksesta raportointiin tarvitaan toimiva työnkulku

Taloushallinto alkaa ennen kirjanpitokirjausta. Myyntilasku täytyy lähettää, ostolaskun peruste tarkistaa ja yrityksen hankinnan sisältö tunnistaa. Jos laskutus viivästyy tai tieto jää vain yhden henkilön sähköpostiin, myös kokonaiskuva voi jäädä puutteelliseksi.

Myyntisaamisten seuranta kertoo, mitä asiakkaat ovat maksaneet ja mitkä laskut ovat vielä avoinna. Ostolaskujen ja muiden maksujen seuranta puolestaan auttaa näkemään, milloin rahaa tarvitaan. Tilitapahtumat, laskut ja muut tositteet yhdistetään kirjanpidossa, ja epäselvät erot selvitetään.

Käytännöistä kannattaa sopia: kuka toimittaa tiedot, kuka tarkistaa ne ja keneltä puuttuvat selvitykset pyydetään. Finanto voi auttaa tarkastelemaan tätä työnkulkua ja rakentamaan yritykselle toimivan aineiston, kirjanpidon ja raportoinnin rytmin. Tutustu Talouden seuranta ja neuvonta -palveluun.

Lähteet: Taloushallintoliitto: Mitä sopimuksessa tulee ottaa huomioon?, Suomi.fi: Taloushallinnon ulkoistaminen

Tilinpäätös ja ilmoitukset ovat osa kokonaisuutta

Juokseva kirjanpito, tilinpäätös, veroilmoitus ja tilinpäätöksen ilmoittaminen kaupparekisteriin ovat eri tehtäviä. Se, että yksi niistä on tehty, ei vielä tarkoita kaikkien olevan valmiita. Velvoitteet ja määräajat määräytyvät muun muassa yritysmuodon ja rekisteröintien perusteella.

Osakeyhtiön tilinpäätösvelvollisuutta ei pidä sekoittaa yrittäjän sisäiseen kuukausiseurantaan. Tilinpäätös kokoaa tilikauden tiedot, mutta tilikauden aikana tarvitaan usein ajantasaisempaa tietoa. Sisäisen raportoinnin aikataulu kannattaa sopia sen mukaan, milloin yritys tekee päätöksiä.

Jos aiemman tilikauden tiedoissa on epäselvyyksiä, ensin selvitetään, puuttuuko itse työ vai jokin ilmoitus. Lue, mitä tekemätön tilinpäätös tarkoittaa ja miten tilanne voidaan rajata.

Lähteet: Verohallinto: Kirjanpito, tilikausi ja verokausi, Verohallinto: Osakeyhtiön ja osuuskunnan veroilmoitus

Tulos ei ole sama asia kuin tilillä oleva raha

Tuloslaskelma, tase ja kassaseuranta vastaavat eri kysymyksiin. Tuloslaskelma näyttää tietyn ajanjakson tuottoja ja kuluja. Tase kuvaa varoja, velkoja ja omaa pääomaa tiettynä päivänä. Kassaseurannassa tarkastellaan rahojen saapumista ja maksamista.

Suoriteperusteisessa kirjanpidossa myynti voi näkyä tuottona ennen kuin asiakas maksaa laskun. Vastaavasti lainan nostaminen kasvattaa pankkitilin saldoa, mutta ei ole myyntituottoa. Pelkkä hyvä tulos tai suuri tilisaldo ei siksi yksin kerro, miten yritys selviytyy lähiajan maksuista.

Kokonaiskuva edellyttää myös avoimien saatavien, erääntyvien laskujen, verojen ja lainanlyhennysten tarkastelua. Olennaista on ymmärtää, mistä lukujen väliset erot johtuvat, ei etsiä yhtä lukua, joka vastaisi kaikkeen.

Lähteet: Finlex: Kirjanpitolaki, Suomi.fi: Talouden peruslaskelmat ja seuranta

Ajantasaisuus syntyy tiedon laadusta ja yhteisestä rytmistä

Ajantasaisuus ei tarkoita vain sitä, että ohjelmisto näyttää tämän päivän päivämäärää. Raportista pitäisi tietää, mihin ajanjaksoon se perustuu, mitä aineistoa on käsitelty ja onko vielä puuttuvia tietoja, jotka voivat muuttaa johtopäätöstä.

Esimerkiksi puuttuva suuri ostolasku voi saada kuukauden tuloksen näyttämään liian hyvältä. Siksi poikkeaman tulkinnassa on erotettava toisistaan liiketoiminnan muutos ja kirjausten tai jaksotusten ajoitus.

Seurannan tiheys valitaan tarpeen mukaan. Kuukausittainen käsittely voi olla toimiva perusrytmi, kun taas nopeasti muuttuva kassatilanne voi vaatia tiheämpää tarkastelua. Tämä on käytännön esimerkki, ei kaikille yrityksille säädetty raportointiväli. Myös keskeneräisen tiedon rajoitukset pitää kertoa.

Lähteet: Finlex: Kirjanpitolaki, Taloushallintoliitto: Mitä sopimuksessa tulee ottaa huomioon?

Ohjelmisto helpottaa työtä, mutta ei määrittele toimintatapaa

Sähköinen aineisto voi vähentää saman tiedon tallentamista moneen kertaan ja helpottaa asiakirjojen löytymistä. Silti on ratkaistava, kuka hyväksyy laskun, miten epäselvä tapahtuma selvitetään ja millä tavalla tiedot kohdistetaan esimerkiksi projekteille.

Pelkkä ohjelmiston käyttöönotto ei ratkaise sitä, millaista raportointia yritys tarvitsee. Myös käyttäjäoikeudet, aineiston säilyminen ja tietojen saaminen käyttöön palvelun vaihtuessa on syytä käydä läpi.

Finanto voi auttaa kehittämään taloushallinnon käytäntöjä niin, että tiedot palvelevat yrityksen arkea. Tavoitteena ei ole mahdollisimman monimutkainen järjestelmä, vaan selkeä tapa saada tarvittava tieto käyttöön.

Lähteet: Taloushallintoliitto: Mitä sopimuksessa tulee ottaa huomioon?, Suomi.fi: Taloushallinnon ulkoistaminen

Mitä yrittäjä hoitaa ja mistä voidaan sopia?

Yritys voi hoitaa esimerkiksi laskutuksen ja laskujen hyväksymisen itse ja antaa kirjanpidon sekä sovitun raportoinnin ulkopuoliselle asiantuntijalle. Työnjako voi myös olla laajempi. Tärkeintä on, ettei tehtävä jää tekemättä siksi, että molemmat olettavat toisen hoitavan sen.

Kirjallisesti kannattaa sopia palvelun sisällöstä, aineiston toimittamisesta, aikatauluista, ilmoituksista, hyväksymisistä ja siitä, milloin poikkeamista keskustellaan. Myös ennakoiva neuvonta ja erilliset laskelmat kannattaa määritellä; ne eivät automaattisesti sisälly jokaiseen kirjanpitopalveluun.

Yhtiön johto tekee liiketoimintapäätökset. Osakeyhtiössä hallitus vastaa kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä. Ulkopuolinen asiantuntija hoitaa sovitut tehtävät, mutta työn ulkoistaminen ei sellaisenaan poista johdon lakisääteisiä tehtäviä.

Lähteet: Taloushallintoliitto: Mitä sopimuksessa tulee ottaa huomioon?, Finlex: Osakeyhtiölaki

Milloin tarvitaan kirjanpidon lisäksi enemmän tukea?

Laajemman tuen tarve voi tulla vastaan, kun myynti kasvaa mutta rahat eivät riitä, kustannusten muutos jää epäselväksi tai yritys suunnittelee investointia. Tarve voi olla myös pienempi: yrittäjä haluaa käydä luvut säännöllisesti läpi jonkun kanssa.

Raportointi kannattaa aloittaa yrityksen omista kysymyksistä. Mitä yrityksen on päätettävä seuraavaksi, mitä tietoa sitä varten puuttuu ja kuka käyttää tietoa? Kaikkea ei tarvitse ottaa seurantaan yhdellä kertaa.

Finanto auttaa määrittelemään olennaiset luvut ja sopivan tavan niiden käsittelyyn. Lue lisää palvelusta Talouden seuranta ja neuvonta. Päätöksenteon esimerkkejä käsittelee artikkeli Taloushallinto yrityksen johtamisen tukena.

Lähteet: Taloushallintoliitto: Mitä voin ostaa tilitoimistolta?, Suomi.fi: Talouden peruslaskelmat ja seuranta