Johdon raportointi ei tarkoita mahdollisimman pitkää raporttipinoa. Yrityksen kannattaa tunnistaa muutama olennainen kysymys ja järjestää seuranta niin, että niihin saadaan vastaus ajoissa. Samalla pitää tietää, mikä osa tiedosta kuvaa toteutunutta ja mikä perustuu vielä arvioon.

Aloita päätöksestä, johon tarvitset vastauksen

Lisätyöntekijän palkkaaminen, hinnan muuttaminen ja uuden kaluston hankinta tarvitsevat erilaista tietoa. Ennen raportin valintaa kannattaa siksi määritellä, mitä yritys yrittää ratkaista.

Päätöksen valmistelussa tarkastellaan nykytilannetta, tavoitetta ja vaihtoehtojen vaikutuksia. Samalla sovitaan, millä tiedolla ratkaisun onnistumista myöhemmin arvioidaan. Muuten raportti voi jäädä irralliseksi arjen toiminnasta.

Finanto voi auttaa tunnistamaan, mitkä talousluvut ovat juuri yrityksen seuraavan päätöksen kannalta olennaisia, ja kokoamaan ne ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi. Tutustu Talouden seuranta ja neuvonta -palveluun.

Lähteet: Suomi.fi: Budjetointiprosessi, Suomi.fi: Budjetointitavat

Katso kannattavuutta, maksuvalmiutta ja rahoitusrakennetta yhdessä

Kannattavuus kuvaa sitä, kattaako toiminnan tuotto sen kustannukset. Maksuvalmiudessa kysymys on siitä, riittävätkö rahat maksuihin niiden erääntyessä. Vakavaraisuus puolestaan liittyy yrityksen oman ja vieraan pääoman rakenteeseen sekä kykyyn kestää tappioita.

Näitä ei pidä käyttää toistensa korvikkeina. Kasvava yritys voi tarvita lisää rahaa ennen asiakkaiden maksuja, vaikka myynti olisi kannattavaa. Vastaavasti hetkellisesti vahva pankkitilin saldo ei yksin kerro toiminnan kannattavuudesta.

Tarkastelu kannattaa suhteuttaa yrityksen toimialaan, kausivaihteluun ja omaan aiempaan kehitykseen. Yksi tunnusluku tai kaikille yrityksille sama tavoiteraja ei ratkaise kokonaisarviota.

Lähteet: Suomi.fi: Talouden peruslaskelmat ja seuranta, Suomi.fi: Kannattavuuden varmistaminen

Kassavirtaennuste näyttää tulevien viikkojen rahantarpeen

Kassavirtaennusteeseen kootaan alkutilanteen käytettävissä olevat rahat, arvioidut asiakasmaksut ja muut rahasuoritukset sekä tulevat menot. Mukaan kuuluvat esimerkiksi palkat, verot, ostolaskut, lainanlyhennykset ja suunnitellut investointimaksut.

Avoin myyntilasku ei vielä ole tilillä olevaa rahaa. Siksi maksupäivän ja maksun todennäköisyyden arviointi on tärkeää. Myös kassaa sitovat ennakkomaksut, varasto ja pitkät asiakasmaksuajat voivat vaikuttaa rahantarpeeseen.

Esimerkiksi seuraavien 8–12 viikon viikkokohtainen tarkastelu voi auttaa löytämään ajankohdan, jolloin rahaa puuttuu. Tämä on yksi mahdollinen seurantatapa, ei yleinen määräys. Ennustetta päivitetään toteutuneilla maksuilla; samaa tuloa tai veroa ei lasketa siihen kahdesti.

Lähteet: Suomi.fi: Talouden peruslaskelmat ja seuranta, Finnvera: Kaupan rahoitus ja kasvun käyttöpääoma

Budjetti asettaa tavoitteen, ennuste tarkentaa näkymää

Budjetti kuvaa suunniteltua toimintaa ja sille asetettuja taloudellisia tavoitteita. Ennusteessa arvioidaan, miltä tuleva näyttää nyt käytettävissä olevien tietojen perusteella. Toteuma näyttää, mitä on jo tapahtunut.

Jos myynti jää tavoitteesta, pelkkä prosenttiero ei selitä syytä. Onko kauppoja vähemmän, onko hinta muuttunut vai onko toimitus siirtynyt? Eri syyt voivat vaatia erilaisen vastauksen.

Ennustetta kannattaa päivittää, kun olennaiset oletukset muuttuvat. Yritys voi tarkastella myös vaihtoehtoa, jossa myynti jää odotettua heikommaksi tai suuri maksu viivästyy. Tällöin päätös ei perustu vain yhteen suotuisaan arvioon.

Lähteet: Suomi.fi: Budjetointiprosessi, Suomi.fi: Budjetointitavat

Hinnoittelun ja kustannusten seuranta paljastaa, mistä tulos syntyy

Liikevaihdon kasvu ei yksin osoita tuloksen paranemista. Jos työhön kuluu enemmän aikaa, materiaalit kallistuvat tai alennukset kasvavat, suuremmasta myynnistä voi jäädä vähemmän katetta.

Tuote-, asiakas- tai projektikohtainen tarkastelu voi näyttää eroja, jotka eivät erotu koko yrityksen tuloksesta. Laskennan pitää kuitenkin perustua johdonmukaiseen tapaan kohdistaa kustannuksia. Katetta ei pidä verrata eri kuukausilta, jos laskentatapa vaihtuu kesken vertailun.

Havainnollistava laskuesimerkki: kun veroton myyntihinta on 100 euroa ja tuotteen muuttuvat kustannukset 70 euroa, kiinteiden kulujen kattamiseen jää 30 euroa. Jos hinta alenee 90 euroon kustannusten pysyessä samana, jää 20 euroa. Saman kokonaiskatteen saavuttamiseksi myyntimäärän on silloin kasvettava 50 prosenttia, kun muut olosuhteet pidetään samoina. Tämä on yksinkertaistus, ei arvio tietystä yrityksestä.

Lähteet: Suomi.fi: Kannattavuuden varmistaminen, Suomi.fi: Hinnoittelu

Investointi ja kasvu tarvitsevat muutakin kuin ostohinnan

Investoinnin hintaan liittyy usein muitakin vaikutuksia kuin laskun loppusumma: käyttöönotto, ylläpito, henkilöstö, rahoituksen kustannukset ja aika ennen lisätuloja. Päätöksen vaikutus kannattavuuteen ja kassaan on siksi arvioitava erikseen.

Kasvu voi lisätä käyttöpääoman tarvetta. Työstä ja materiaaleista voidaan joutua maksamaan ennen kuin asiakas maksaa toimituksen. Sama koskee uutta työntekijää: kustannukset alkavat ennen kuin kaikki suunniteltu lisämyynti toteutuu.

Finanto voi auttaa kokoamaan päätöstä varten tarvittavan taloustiedon ja arvioimaan suunnitelman vaikutuksia yhdessä yrittäjän kanssa. Liiketoimintapäätös jää yritykselle. Tutustu Talouden seuranta ja neuvonta -palveluun.

Lähteet: Finnvera: Kaupan rahoitus ja kasvun käyttöpääoma, Finnvera: Kasvuyrityksen rahoitussuunnittelu

Veroihin ja muihin tuleviin maksuihin varaudutaan etukäteen

Tämän päivän tilisaldoa ei voi tulkita kokonaan vapaaksi rahaksi, jos lähiviikoille on tulossa veroja, palkkoja tai lainanlyhennyksiä. Maksuaikataulu kannattaa koota samalle tarkastelulle muun kassavirran kanssa.

Myös tulosarvion muutokset voivat vaikuttaa ennakkoveron tarpeeseen. Verohallinto ohjeistaa seuraamaan verotettavaa tulosta ja hakemaan ennakkoveroon muutosta tarvittaessa. Määrättyä veroa ei kuitenkaan jätetä omin päin maksamatta tai makseta vähemmän ilman päätöksen muuttamista.

Talousseurannan ja lakisääteisten ilmoitusten pitäisi tukea toisiaan, mutta ne eivät ole sama tehtävä. Jos tilinpäätös tai sen ilmoittaminen on jäänyt kesken, lue, mitä tekemätön tilinpäätös tarkoittaa.

Lähteet: Verohallinto: Osakeyhtiön ja osuuskunnan veroilmoitus, Verohallinto: Ennakkovero

Poikkeama on syy selvittää tilannetta, ei valmis johtopäätös

Kasvavat erääntyneet saatavat, toistuva kassavaje tai heikkenevä kate voivat olla merkkejä siitä, että tilannetta on tutkittava tarkemmin. Ensin varmistetaan tiedon oikeellisuus ja sitten arvioidaan, mistä muutos johtuu.

Kaikki poikkeamat eivät merkitse talouskriisiä. Taustalla voi olla kausivaihtelu, yksittäinen toimitusviive tai puuttuva kirjaus. Jos ongelma toistuu, korjaavaa ratkaisua ei kuitenkaan kannata siirtää seuraavaan tilinpäätökseen.

Säännöllisessä läpikäynnissä sovitaan, mitä tehdään, kuka vastaa toimesta ja milloin vaikutus tarkistetaan. Jos yrityksellä on jo maksuvaikeuksia, lue yrityksen talousvaikeuksien ensimmäisistä toimista.

Lähteet: Suomi.fi: Kannattavuuden varmistaminen, Suomi.fi: Budjetointiprosessi

Hyödyllinen raportointi johtaa yhteiseen keskusteluun

Kevytkin raportointi voi olla hyödyllistä, kun luvut ovat vertailukelpoisia ja niitä käsitellään oikeaan aikaan. Yhdessä tapaamisessa voidaan katsoa toteuma, suurimmat muutokset, lähiajan rahantarve ja päätettävät asiat.

Tiedosta pitää käydä ilmi ajanjakso, vertailukohta ja olennaiset epävarmuudet. Yrittäjä tuo keskusteluun tiedon esimerkiksi asiakkaista, tilauksista ja tulevista muutoksista; taloushallinnon asiantuntija auttaa liittämään ne lukuihin.

Finanto auttaa rakentamaan raportoinnin ja seurannan yrityksen omien tarpeiden ympärille. Tuki voi tarkoittaa olennaisten lukujen valintaa, raporttien tulkintaa ja taloushallinnon toimintatapojen kehittämistä. Lue Talouden seuranta ja neuvonta -palvelusta sekä artikkelista Taloushallinto ei ole vain kirjanpitoa, jossa avataan tiedon syntymistä ja työnjakoa.

Lähteet: Taloushallintoliitto: Mitä voin ostaa tilitoimistolta?, Taloushallintoliitto: Mitä sopimuksessa tulee ottaa huomioon?